Matthias Hanske

Rechnungen schreiben

30
May

Wer kann eine Rechnung ausstellen?

Neben Einzelunternehmern und Unternehmen sind auch Privatpersonen berechtigt, Rechnungen zu stellen. Wichtig ist dabei die Frage, ob es sich um einen einmaligen oder einen regelmäßigen Vorgang handelt.

Wer einmal eine Rechnung schreibt, weil er beispielsweise alte Möbel verkauft, muss kein Gewerbe anmelden. Er sollte aber seine Einnahmen in der Steuererklärung angeben. Wer regelmäßig Einnahmen erzielt, weil er in der Freizeit beispielsweise als DJ oder in einer Band arbeitet und dafür bezahlt wird, muss diese Tätigkeit dem Finanzamt melden.

Wer als Privatperson eine Rechnung erstellt, kann außerdem keine Umsatzsteuer ausweisen, selbst dann nicht, wenn der Empfänger darauf besteht.

Welche Informationen müssen in der Rechnung enthalten sein?

  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Name und vollständige Anschrift des Rechnungserstellers
  • Name und vollständige Anschrift des Kunden
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Lieferdatum/Leistungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer (jede Rechnungsnummer muss einmalig sein)
  • Produkt/Dienstleistung (Menge, Umfang, Art)
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Netto-Betra
  • ggf. vereinbarter Rabatt
  • für Rechnung fälliger Umsatzsteuersatz
  • Steuerbetrag
  • Gesamtbetrag
  • Steuersätze (bei mehreren Steuersätzen in einer Rechnung müssen pro Steuersatz Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag ausgewiesen werden)
  • Zeitpunkt der Rechnungsstellung (bei Verkauf ins Inland muss Rechnung innerhalb von sechs Monaten gestellt werden, bei Verkauf ins Ausland spätestens am 15. des nächsten Monats)
  • Aufbewahrungspflicht (Alle Rechnungen müssen als Kopie mindestens 10 Jahre lang archiviert werden)

Ausnahmen bestehen bei Kleinbetragsrechnungen von bis zu 200 Euro. In diesem Fall sind die folgenden Rechnungsangaben ausreichend:

  • Name und Anschrift des eigenen Unternehmens
  • Rechnungsdatum
  • Auflistung der gelieferten Produkte/Leistungen mit Anzahl bzw. Umfan
  • Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer
  • Angabe des Umsatzsteuersatzes von 7 bzw. 19%

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Wer Kleinunternehmer ist, darf nach §19 des Umsatzsteuergesetzes keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss in der Rechnung ein Vermerk stehen wie zum Beispiel: „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 Abs. 1 UstG keine Umsatzsteuer enthalten.“ Die restlichen Pflichtangaben sind aber zu erfüllen.

Wenn man allerdings einem Kleinunternehmer eine Rechnung stellt, während man selbst umsatzsteuerpflichtig ist, weist man die Umsatzsteuer ganz normal aus.

Was ist zu beachten, wenn ich Rechnungen ins Ausland erstelle?

Die deutsche Umsatzsteuer ist nur zu erheben, wenn die Umsätze im Inland ausgeführt führen. Wenn man also ein Produkt beispielweise an ein Unternehmen in Frankreich verkauft, wird der Umsatz im Ausland ausgeführt. Er ist deshalb in Deutschland nicht steuerbar. Das gilt allerdings nur im B2B-Bereich. Wird das Produkt an eine Privatperson verkauft, gilt der Umsatz am Sitz des leistenden Unternehmens als ausgeführt. Auch hierfür gibt es allerdings nochmal Ausnahmen. In folgenden Fällen wird die Leistung steuertechnisch im Ausland erbracht:

  • es werden Nutzungsrechte nach dem Urheberrechtsgesetz eingeräumt
  • es werden Informationen überlassen
  • es handelt sich um Software via Internet
  • Werbung und Öffentlichkeitsarbeit
  • Telekommunikationsdienstleistungen
  • Datenverarbeitung

Sonderregelungen gibt es weiterhin noch bei künstlerischen Leistungen, sportlichen Wettkämpfen, Seminaren und Vorträgen. Hier gilt die Umsatzsteuer nur dann am Ort der Leistung ausgeführt, wenn es sich beim Leistungserbringer weder um ein Unternehmen noch um eine juristische Person mit Umsatzsteuer-ID handelt.

Für eine ausführliche Auflistung aller Rechnungsbesonderheiten im Ausland siehe http://www.goetzbuchholz.de/UStAuslandi.htm.

Genügt eine elektronische Rechnung oder muss es Papier sein?

Seit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahr 2011 können elektronische Rechnungen auch ohne elektronische Signaturen an den Kunden versandt werden (i. d. R. als PDF-Dokument per Mail). Grundsätzlich kann man sie zwar noch verwenden, aber es ist nicht notwendig. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass auch elektronische Rechnungen nicht nur zusätzlich als Papierausdruck, sondern auch noch einmal in digitaler Form aufbewahrt werden müssen.

Weiterhin braucht man immer das Einverständnis des Kunden, wenn man ihm eine elektronische Rechnung schicken will. Wenn er auf einer Rechnung in Papierform besteht, muss man ihm diese zukommen lassen.

Was tun, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Wenn eine Rechnung nach Verstreichen der angegebenen Frist noch immer nicht bezahlt wurde, stehen verschiedene Möglichkeiten offen.

  • Freundliche Zahlungserinnerung
  • Mahnung
  • Inkasso

Generelle Tipps für die Erstellung einer Rechnung

  • Nennen Sie ein Zahlungsziel, wenn Sie die Rechnung schreiben.
  • Lassen Sie Ihr Rechnungsmuster vor der ersten Überprüfung von ihrem Steuerberater prüfen
  • Es gibt zahlreiche Programme, die bei der Erstellung der Rechnung unterstützen.

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